El error más común que cometen el 90% de las PYMES al subcontratar servicios que podrían estar automatizados radica en no aprovechar las herramientas de automatización disponibles, lo que genera costos innecesarios y procesos ineficientes. Este problema puede desglosarse en varios aspectos clave:
1. Falta de conocimiento sobre la automatización
Muchas PYMES desconocen las ventajas de automatizar tareas relacionadas con la subcontratación, como la gestión de proyectos, pagos o comunicación. Esto lleva a depender excesivamente de proveedores externos para tareas que podrían ser gestionadas internamente mediante software especializado, ahorrando tiempo y dinero5.
2. Selección incorrecta de proveedores
En lugar de evaluar si una tarea puede ser automatizada, las empresas suelen subcontratar sin realizar un análisis exhaustivo. Esto resulta en una dependencia innecesaria de proveedores que no siempre ofrecen la mejor solución para optimizar procesos13.
3. Costos elevados por procesos manuales
La ausencia de automatización implica mayores costos laborales y administrativos asociados con la gestión manual de tareas subcontratadas. Estos gastos podrían reducirse significativamente mediante herramientas que optimicen el flujo de trabajo, como plataformas para asignar tareas o realizar pagos automáticos5.
4. Riesgos por errores humanos
Al depender exclusivamente de proveedores externos para tareas repetitivas o estándar, las empresas se exponen a errores humanos en procesos que podrían ser ejecutados con mayor precisión mediante sistemas automatizados5.
5. Ineficiencia en la escalabilidad
La falta de automatización limita la capacidad de las PYMES para escalar sus operaciones sin incurrir en costos adicionales significativos. Con herramientas automatizadas, podrían manejar más proyectos y tareas sin necesidad de recursos adicionales5.
Cómo evitar este error
- Evaluar procesos internos: Identificar qué tareas pueden ser automatizadas antes de decidir subcontratar.
- Adoptar herramientas tecnológicas: Usar software como Trello, Zapier o Airtable para gestionar proyectos, pagos y comunicación con mayor eficiencia5.
- Capacitar al personal: Asegurarse de que los empleados conozcan las herramientas disponibles para optimizar procesos.
- Realizar un análisis costo-beneficio: Comparar los costos de subcontratación frente a los costos de implementar soluciones automatizadas.
En resumen, el error radica en no priorizar la automatización como una solución más eficiente y económica antes de recurrir a proveedores externos. Las PYMES pueden beneficiarse enormemente al integrar herramientas tecnológicas que les permitan ahorrar recursos y mejorar la calidad y consistencia en sus operaciones.
El error que cometen el 90% de las PYMES al subcontratar servicios que podrían estar automatizados.